Làm sao để biết rõ chất lượng của một phần mềm quản lý trước khi đầu tư?
Với trên 10 năm kinh nghiệm xây dựng và triển khai phần mềm tại các doanh nghiệp, chúng tôi rút ra được 10 tiêu chuẩn quan trọng sau có thể giúp doanh nghiệp có thể căn cứ vào đó để biết khá rõ chất lượng một phần mềm:
1. Tốc độ đáp ứng vẫn nhanh sau 3 năm:
Hầu hết trên 90% các phần mềm quản lý tại Việt Nam đều trở nên chậm chạp sau một năm sử dụng. Bạn phải yêu cầu nhà cung cấp phần mềm chứng minh điều này bằng những dẫn chứng cụ thể mà bạn có thể thấy ngay được ( VD: Một sản phần mềm nào đó của họ đã sử dụng được sau 3 năm mà vẫn chạy nhanh tại một công ty lớn).
2. Tính ổn định:
Nếu như một phần mềm quản lý đang vận hành mà thường phát sinh lỗi làm đứng hệ thống thì thiệt hại mà công ty bạn phải trả có khi lớn hơn cả chi phí mua phần mềm đó. Do vậy, điều quan trọng là bạn phải biết được phần mềm bạn mua đã được kiểm tra lỗi kỹ qua việc triển khai tại nhiều công ty chưa? Nếu phần mềm bạn mua là phần mềm thương mại hóa thì việc bạn yêu cầu được xem một số hợp đồng của nhà cung cấp đã triển khai cho các công ty khác là có thể được để chắc chắn điều nhà cung cấp cam kết có thực hay không?
3. Bản quyền phần mềm:
Hãy yêu cầu nhà cung cấp cho bạn xem giấy đăng ký sở hữu trí tuệ của phần mềm mà bạn dự định mua để bảo đảm rằng đó không phải là phần mềm ăn cắp từ những công ty khác và các công nghệ dùng để phát triển nó là hợp pháp.
4. Các tiện ích:
Một phần mềm nghèo nàn tiện ích sẽ làm cho bạn rất bực mình trong quá trình sử dụng vì bạn thấy mình phải làm rất nhiều thao tác mà lẽ ra phần mềm có thể làm thay. Hãy yêu cầu nhà cung cấp giới thiệu rõ những tiện ích của phần mềm bạn dự định mua. Trong lúc nghe giới thiệu, bạn hãy để ý những tiện ích cần phải có căn cứ theo kinh nghiệm mà bạn đã dùng các phần mềm khác. Hãy mạnh dạn yêu cầu thêm cho dù bạn cảm thấy chưa chắc cần để xem nhà cung cấp giải thích ra sao.
5. Giao diện:
Giao diện hòa nhã thân thiện làm cho User có thể làm việc lâu trên phần mềm mà không bị mỏi mắt cũng là một tiêu chí rất quan trọng để chọn mua một phần mềm.
6. Khả năng bảo mật:
Hãy yêu cầu nhà cung cấp nêu rõ khả năng bảo mật của hệ thống và những chứng minh cụ thể đi kèm( VD: Mã hóa Password sử dụng công nghệ gì? Hệ thống có cho phép dò lại tất cả các lần truy cập của các User hay không? )
7. Chất lượng bảo hành:
Hãy yêu cầu rõ và đưa vào hợp đồng nếu bạn quyết định mua các điều khoản cụ thể về bảo hành. Thông thường khi phát sinh lỗi phần mềm doanh nghiệp phải xử lý xong trong vòng 6 tiếng. Thời hạn tối đa cho phép là 24 giờ.
8. So sánh với các phần mềm khác:
Hãy yêu cầu nhà cung cấp so sánh phần mềm của họ với những phần mềm cùng loại của các công ty khác, thậm chí là công ty nước ngoài.
9. Khả năng phát triển mở rộng:
Một phần mềm tốt luôn phải có kế hoạch phát triển và nâng cấp tính năng mới liên tục. Hãy yêu cầu nhà cung cấp nêu rõ kế hoạch phát triển những tính năng mới trong tương lai gần.
10. Khả năng phân quyền:
Phần mềm bạn mua nếu được sử dụng cho User khác nhau thì khả năng phân quyền uyển chuyển là rất quan trọng. Nó cho phép bạn xác định quyền hạn truy cập và tài nguyên của từng User tùy theo quyền hạn và trách nhiệm của người đó.
